Utfordringen
Det er mange rapporter om personvernbrudd fra store teknologiselskaper. Disse bruddene får oss til å lure på om dataene våre er trygge og sikre i skyen hos disse store selskapene. Som bedriftseier, eller forelder, har det blitt nesten umulig å beskytte våre private data fra nysgjerrige øyne til selskaper, myndigheter, hackere og konkurrenter.
Hvem vet hvor dokumentene og regnearkene våre lander, og som vil kunne legge hendene på dem når de blir lagt ut i skyen.
Dokumentlagring
Dokumentlagring er et slikt område hvor folk har begynt å bevege seg mot skyen. . Det er forskjellige fordeler med skylagring, som enkel tilgang, samarbeid, sikkerhet for lagrede data. Disse fordelene blir ulemper hvis sikkerheten til dataene brytes av en eller annen grunn.
“Nødvendigheten er oppfinnelsens mor.”
Løsningen
Denne løsningen for disse problemene er lokale eller selvdrevne dokumenthåndteringssystemer. I mange år har mange bedrifter og grupper jobbet med lokale eller selvhostede dokumentlagringsløsninger. Den stadig økende digitale dataen i alle organisasjoner har forårsaket data- og dokumenthåndtering et stort problem. Det er ulike overholdelse og lagringsregler som skal ivaretas. Store selskaper og de som er engasjert i aktiviteter kontrollert av lover som HIPAA er mye berørt av dokumenthåndteringsproblemer.
En løsning på disse problemene er NextCloud EFSS – Enterprise File Sync and Sharing and Content Collaboration-plattformen. Nextcloud gjør en hel serie med produkter tilgjengelig på sin plattform. Mest bemerkelsesverdige er:
Kilde: https://nextcloud.com/hub/Nextcloud-filer: Dette er et komplett filsynkroniserings- og delingsadministrasjonssystem, med filsynkroniseringsmuligheter på tvers av plattformer og enheter, med applikasjoner for Desktop OS og mobiltelefoner. Dette tilbyr filsøk, kommentarer og filtilgangskontroller, akkurat som Google Disk, om enn på dine egne servere.
Nextcloud Talk: Dette er kommunikasjonspakken med private samtaler, chat og møter gjennom lokale selv- vertsbaserte plattformer. Kommunikasjonen forlater aldri nettverket ditt hvis du er på et bedriftsnettverk eller har blitt med via en bedrifts-VPN. Dette er også tilgjengelig på mobiltelefoner. Dette er som Microsoft Lync eller Google Meet på ditt eget nettverk.
Nextcloud Groupware: E-post-, kalender- og kontaktfunksjonene i Nextcloud-hjelpen små kontorer for å kommunisere bedre og få arbeidet gjort raskere. Dette er igjen på ditt eget nettverk hvis du hoster Nextcloud på dine egne servere. Dette løser to bekymringer, plass og personvern. Siden dataene er på nettverket ditt, er det trygt og privat. Du kan også legge til tilnærmet ubegrenset lagringsplass til serveren din til en nominell kostnad og løse utfordringen med «full lagringsplass»!
Ta det en tur
1. Det er forskjellige måter å prøve Nextcloud på, som demokontoen, som er aktiv i 60 minutter og er tilgjengelig her.
2. Du kan også få en gratis vertskonto som du kan bruke, med lagringsbegrensninger, gjennom titalls vertsleverandører. Når du er fornøyd med ytelsen, kan du oppgradere lagringsplassen din ved å registrere deg for en betalt konto. Prisen på en betalt konto varierer avhengig av leverandøren du velger.
Det mest populære alternativet vil fortsatt være å laste ned og installere serverpakken og installere den på din egen maskinvare. Og du har virkelig alternativer for å gjøre det!
Installer
Du kan også bruke nettinstallasjonsprogrammet til å installere Nextcloud på serveren din. Den vil se etter avhengigheter, laste ned de riktige pakkene og pakke ut med riktige tillatelser og riktig brukerkonto. Den eneste enklere pakkeinstallasjonen vi har sett andre steder, er WordPress, det mest populære CMS der ute!
Ikke glem å sjekke administrasjonsmanualen for ytterligere instruksjoner. Den er tilgjengelig her.
https://docs.nextcloud.com/server/20/admin_manual/
Du kan få tilgang til installasjonen din via nettgrensesnittet eller laste ned klientene for Desktop og mobil. Nextcloud-klientene er tilgjengelige for Windows, macOS, Linux, iOS og Android, i utgangspunktet alt der ute!
Vi registrerte oss med Tab.Digital siden det tilbød 8 GB lagringsplass, høyest blant alle leverandører. Det finnes andre leverandører også. Her er en liten liste.
Kilde: www.nextcloud.comDu får WebDAV-adressen for å få tilgang til filene dine. Dette betyr at du kan konfigurere datamaskinen din til å få tilgang til denne lagringsplassen gjennom en lokal filutforsker-app du bruker.
Kilde: Nextcloud-konto på Tab.Digital
Apper inkludert i plattformen
Du få alle funksjonene du trenger fra et dokumentbehandlingssystem.
Kilde: Nextcloud-konto på Tab.DigitalDet er faner for Filer – filens arkiver og utforsker, Bilder – bildeutforsker, Aktivitet – logg over aktiviteten i kontoen din, Talk – chat-klienten, Mail – hvor du kan koble til dine eksisterende e-postkontoer (dette er IKKE en e-postserver), Kontakt – hvor du kan koble til AD osv., Sirkler – sosiale medier med noen funksjoner fra Sharepoint, Kalender , Notes, Tasks og Deck – et administrasjonssystem i kanban-stil med kort.
For et dokumenthåndteringssystem er dette betydelige funksjoner som gjør Nextcloud til et perfekt alternativ for å administrere dataene dine internt.
Det er fortsatt mer til Nextcloud, som garanterer at vi kommer til å bruke det i vårt lille kontoroppsett! Du kan åpne vanlige Office-filer i systemet og redigere disse filene. Ikke bare redigere, du kan også gjøre andre ting, som sannsynligvis ingen andre plattformer tillater.
Office Integration
Systemet integreres med Onlyoffice, en åpen kildekode Office Application Package, som er tilgjengelig på https://www.onlyoffice.com/ med en AGPL-lisens. Dette lar deg opprette, redigere og lagre filer i Nextcloud-systemet, uten behov for et annet program. Mens du brukte Tab.Digital-installasjonen, var det ingen etterslep eller svak ytelse i Office Suite-applikasjonene.
Det er flere handlinger for å samhandle med filer. Det er en mengde ting som kan gjøres innenfor plattformen.
Aktivitet – Spor hva som skjer med en bestemt fil.
Chat – Diskuter om filen, vel, fra filen!
Kommentarer – legg igjen kommentarer til filene for samtaler som ikke er sanntid.
Deling – Del filen med andre brukere i systemet, utenfor systemet, eller samkjøre med et prosjekt slik at alle dataene lagres på ett sted.
Versjoner – Versjonskontroll for å tilbakestille hvis nødvendig.
Innstillinger
Administrasjonsinnstillingene er omfattende. Superadministratoren kan gjøre alle relevante endringer og tilpasse pakken for bruk.
Sikkerhet
Du kan få 2-faktor-autentisering, passord mindre FIDO2-basert autentisering og sikkerhetskopikoder for pålogging. Du kan se påloggede apper og enheter. Sikkerheten er omfattende og fullstendig.
Pakker den inn
Pakker den inn før du får med flere detaljer skrev vi ned hva en liten bedrift ville trenge for et filsynkroniserings- og delingssystem som inkluderer samarbeidsverktøy.
Eksperter vil påpeke at de fleste av disse funksjonene er tilgjengelige i skybaserte tilbud fra selskaper som Google, Microsoft og Facebook (til en viss grad). Det vi ser etter er et system som er borte fra disse store selskapene. Vi ser etter en løsning som gir oss mer kontroll over datalagring, retningslinjer for oppbevaring av data, personvernfunksjoner og lave kostnader.
Nextcloud er en pakke som har alt ovenfor og mer. I et lite kontoroppsett er dette det beste systemet. Det kreves minimum tilpasninger. Du kan begynne å bruke Nextcloud rett fra esken.
Vi håper vi har gitt deg nok informasjon om denne dokumentadministrasjonsplattformen. Når du prøver Nextcloud i organisasjonen din, fortell oss gjerne om opplevelsen din i kommentarer!
Les: 0
