Outlook-tips og triks for å forbedre e-postopplevelsen: Del I

Å bruke e-postklienter for formell kommunikasjon er en standard praksis for de fleste bedrifter. En av de mest populære e-postklientene som organisasjoner bruker er Microsoft Outlook. Outlook er en av de beste programvarene for administrasjon av e-post og personlig informasjon. Å bruke Outlook har sine egne fordeler. Den har et enkelt og elegant brukergrensesnitt, og det hjelper med å administrere e-post, kalender og andre oppgaver.

La oss snakke om hvordan du kan få mest mulig ut av Outlook.

• Tastatursnarveier

Det er alltid nyttig å kjenne til snarveier når du regelmessig bruker Outlook, da det øker hastigheten på arbeidet ditt. Her har vi listet opp de vanlige og mest nyttige snarveiene.

Snarveier Utdata Ctrl+R Svar på e-post Alt+R Svar til alle i e-post eller bytt til arbeidet ukekalendervisning Alt+W videresend e-post eller bytt til ukekalendervisning Ctrl+Shift+K Ny oppgave Ctrl + 2 Gå til kalender Alt+S Send e-post Ctrl+Shift+M Ny melding Escape eller Enter Lukk Ctrl+M  F9 for å sende/motta alle Ctrl+G  Åpne «Gå til dato»-dialogen for å hoppe til en hvilken som helst dato i kalenderen Ctrl+E Finn en melding eller et element Ctrl+Alt+A Utvid søket til å inkludere Alle e-poster, Alle kalenderelementer , eller Alle kontaktelementer, avhengig av modulen du er i Ctrl+Shift+A Opprett en avtale Ctrl+Shift+C Opprett en kontakt

Dette er snarveier du må huske på når du bruker Outlook.Hvis du ønsker å bytte mellom e-post, kalendere og andre alternativer, så –

Mail Ctrt+1 Kalender Ctrt+2 Kontakter Ctrt+3 Oppgaver Ctrt+4 Notater Ctrt+5

• Flagg meldinger på A Klikk –

Velg en melding eller to, og trykk deretter på Insert-tasten for å slå på flagget eller merke det som ferdig.

• Spar deg selv fra gjentatt skriving –

Du sender e-poster frem og tilbake i løpet av en dag, og du må skrive noe av det samme innholdet i mange e-poster for å unngå det og for å spare tid, kan du lagre innholdet i hurtigdel. For å legge til, marker teksten i komponistvinduet, bytt deretter til Sett inn-fanen, klikk på hurtigdeler-rullegardinmenyen og velg "Lagre utvalg i hurtigdelsgalleri". Nå hver gang du skriver inn setningen som er nevnt, vil du se forslagsvarselet, trykk enter for å sette inn setningen.

• Lagre e-poster som filer-

Hvis du ønsker å lagre en e-post som en fil, alt du trenger do is -Gå til Fil-menyen -> Klikk Lagre som (her får du alternativer - tekst, HTML, Outlook meldingsformat, .msg,     .mht og mer) Dette er den raskeste metoden for å lagre viktig e-post i et ønsket format .

• Lagre Outlook-notater, hendelser og mer på skrivebordet for rask tilgang-

I tillegg til e-poster kan du også lagre dine notater, hendelser, kontakter og mer til datamaskinen din for enkel og rask tilgang. For å gjøre det, må du dra og slippe et hvilket som helst element til skrivebordet. Du har tilgang til disse elementene selv om Outlook ikke er åpen.

• Planlegg e-postene dine –

du kan bare planlegge e-postene dine liker avtalene dine. Si at du må sende en e-post klokken 16.00, men du vet at du vil være opptatt ettersom du har planlagt et møte. Så, ikke bekymre deg, Outlook vil dekke det for deg. Alt du trenger å gjøre er å skrive inn e-posten, gå deretter til fanen Alternativer og klikk Utsett levering. Det åpner et lite vindu som lar deg angi datoen og klokkeslettet du vil at e-posten skal leveres til, og klikk Lukk. Når du trykker Send, vil den holde meldingen til det angitte tidspunktet.

Merk: Hvis du er på en Exchange Server, kan du lukke appen. Men hvis du bruker POP eller IMAP, må du la appen være åpen til meldingen blir levert.

• Filtrer e-poster for å finne relevante meldinger –

For å finne de relevante e-postene, kan du bruke rullegardinmenyen Filtrer e-post til høyre på fanen Hjem. Alt du trenger å gjøre er å velge et menyalternativ som filtrerer postboksvisningen til å vise bare visse typer e-post i henhold til filteret. I den filtrerte visningen kan du skrive inn i den vanlige søkeboksen for å se nærmere.

Må leses: Beskytt innboksen din mot phishing og andre e-postangrep

• Søppelpost eller ignorer uønsket e-post –

Du mottar uendelige uønskede e-poster nå og da, noe som tar opp plass og roter til postkassen din. Vel, ingen bekymringer, du kan blokkere fremtidige e-poster fra avsenderen. Alt du trenger å gjøre er – Klikk på søppelgardinmenyen, som ligger på Hjem-fanen. Velg  «Alternativer for søppelpost» for å angi preferansene.

• Fjern uønskede meldinger

I Outlook 2010 og 2013 er det et verktøy, Cleanup tool, som hjelper deg med å spare plass og rydde opp i e-postene. Den gransker en fullstendig e-postsamtale og sletter alle meldinger som har b en sitert i sin helhet i en påfølgende melding. For å få tilgang til oppryddingsverktøyet, klikk på rullegardinmenyen på Hjem-fanen og velg en samtale eller en mappe du må rydde opp i. Du kan tilpasse ytterligere ved å klikke på Innstillinger-knappen i varselet for å velge hva slags meldinger som skal slettes.

• Send tekstmeldinger fra Outlook

Ikke hver gang du vil sende en e-post for å formidle meldingene dine, med Outlook kan du sende tekstmeldinger til kontaktene dine. For å konfigurere SMS, gå til Hjem-fanen og velg Nye elementer, velg deretter Tekstmelding (SMS), og du vil se en dialogboks, klikk "Finn en tekstmeldingstjeneste for mobiloperatøren din".

Merk: Registrer deg hos en tredjeparts meldingstjeneste for å bruke denne funksjonen. Dette er noen få Outlook-tips og triks som kan hjelpe deg med å jobbe raskere med Outlook. Følg med for mer.

_{Les: 0}